Devi organizzare un evento (una conferenza, un workshop o una riunione) o far tradurre un documento: ma come richiedere un preventivo personalizzato? Come evitare mille scambi di mail quando invece si può risolvere tutto in maniera più rapida? Quali sono le informazioni che non possono assolutamente mancare per avere un’idea precisa di quanto si andrà a spendere?

Partiamo da una domanda fondamentale: da quale servizio inizi a richiedere un preventivo, generalmente?

Forse dal catering, dalla location o magari da relatori prestigiosi per stupire i tuoi ospiti. I servizi linguistici, invece, scivolano spesso in fondo alla lista, rischiando di essere irrimediabilmente dimenticati: mi riferisco, nello specifico, a interpreti e traduttori che possano agevolare la comunicazione con gli ospiti stranieri. Non sono un vezzo o un qualcosa su cui lesinare, ma una risorsa preziosa e uno strumento per garantire la soddisfazione di tutto il pubblico. E non far sentire nessuno escluso!

Non è raro ricevere richieste di preventivo last minute, o meglio last second, per cercare di salvare il salvabile! A quel punto, però, potrebbe essere troppo tardi per aggiudicarsi l’esperto linguistico più giusto per un determinato settore o evento. Magari ci si è già rivolti in passato a un professionista e lo si vorrebbe anche per altri incontri: ecco, questo è il classico caso in cui è importante pianificare e anticipare le richieste.

Il mio consiglio è quello di portarsi avanti per tempo,

contattando un professionista di fiducia su cui poter contare.

Quando si richiede un preventivo, però, si tende a dimenticare alcuni dati fondamentali.

Per un servizio di interpretariato bisogna comunicare:

• data precisa > alcuni periodi sono molto più richiesti di altri e l’agenda tende a riempirsi in fretta (generalmente in primavera e in autunno, ma anche in concomitanza con la presentazione delle nuove collezioni moda o di eventi di settore)
• orari > la tariffa varia in funzione del fatto che si lavori mezza giornata (fino a 4 ore) oppure una giornata intera (oltre le 7 ore di lavoro si addebita un supplemento). Non sono previste tariffe orarie, così come confermato anche da AITI (Associazione Italiana Traduttori e Interpreti) che norma le condizioni di lavoro della nostra categoria
• combinazione linguistica > a volte si dà per scontato che l’inglese sia una delle due lingue di lavoro, ma non sempre è così. Nell’ambito dello stesso evento, infatti, la traduzione potrebbe essere richiesta da/verso due o più lingue diverse, ad esempio l’inglese e lo spagnolo oppure il francese. Questa specifica esigenza va chiarita in fase di preventivo! Quest’anno mi è già capitato diverse volte: per fortuna, uno dei due colleghi era comunque riuscito a gestire l’imprevisto e a coprire la “carenza” linguistica del collega. Parlo per esperienza, perché a volte la mancanza di comunicazione può creare spiacevoli fraintendimenti!
• numero di persone che usufruiscono del servizio di interpretariato > nel caso in cui si debba noleggiare un sistema bidule per l’interpretazione simultanea. Occorre sapere per tempo se serviranno 5 o 50 ricevitori (uno 0 può fare la differenza!) Leggi qui l’approfondimento sugli impianti tipo guida turistica. Nel caso di gruppi ristretti, invece, si potrebbe optare per una trattativa, una consecutiva o uno chuchotage (in quest’ultimo caso, per una o due persone al massimo)
• argomento > un conto è prestare il proprio servizio durante un incontro di alta finanza, un altro conto durante una presentazione moda o un corso di formazione particolarmente tecnico. L’argomento è decisivo per scegliere il professionista perfetto e ottenere un preventivo personalizzato! Gli interpreti non sono tuttologi e ognuno è specializzato in ambiti specifici. Secondo i principi dell’etica, un professionista dovrebbe rifiutarsi di lavorare in determinati settori in mancanza di un’adeguata preparazione, ma almeno potrebbe suggerire un collega in alternativa
• location > l’evento sarà in presenza oppure online? Si prevede una trasferta all’estero o fuori regione? Saranno necessari uno o più pernottamenti? Tutti questi sono aspetti di cui tenere conto per la formulazione di un preventivo personalizzato all inclusive e senza sorprese.

Per un servizio di traduzione occorre comunicare:

• numero di parole da tradurre > in passato si utilizzava la cartella come unità di misura (generalmente 1500 caratteri spazi inclusi), anche se decisamente più “macchinosa”. Il numero di parole, invece, è molto più facile e intuitivo da calcolare (in Word, ad esempio, dall’impostazione Conteggio parole oppure con il software Anycount)!
• il testo da prendere in visione, per valutare al meglio eventuali difficoltà terminologiche o i contenuti da tradurre. Se, per questioni di riservatezza o dimensione, non fosse possibile inviare l’intero documento, anche uno o più estratti possono aiutare a comprendere il tenore del testo da tradurre
• combinazione linguistica > nel caso in cui si debba tradurre un testo verso il giapponese non potrò occuparmene personalmente, ma dovrò affidarmi a un collega madrelingua! Bisogna quindi specificare DA quale A quale lingua tradurre per valutare al meglio tariffe ed eventuali professionisti esterni da coinvolgere
• data di consegna > in caso di urgenza, come si può immaginare, è previsto un sovrapprezzo. Esiste un numero ragionevole di parole da tradurre al giorno ma, in caso di emergenze, è possibile anche fare i “salti mortali”. La scelta migliore sarebbe quella di dividere il lavoro tra più traduttori, ma in questo caso potrebbe venire meno la coerenza stilistica e/o terminologica. La fretta non è mai dalla nostra parte, ma si può cercare di assecondare eventuali emergenze.

Insomma, come avrai capito, sono tanti gli aspetti da considerare per la stesura di un preventivo: fai una checklist la prossima volta che dovrai richiederlo. E, se hai ancora dei dubbi, non esitare a contattarmi, saprò aiutarti a cucire il tuo progetto su misura.

Non dimenticarti dei tuoi ospiti stranieri, clicca qui per ricevere subito un preventivo personalizzato!